Tempo é um dos recursos importantes no nosso dia-a-dia e infelizmente ele é limitado. Por isso temos que otimizá-lo entre as várias tarefas que precisamos realizar, seja no ambiente de trabalho, doméstico e social. Porém, engana-se quem acredita que otimizar seu tempo é fazer o máximo de tarefas no menor tempo possível, levando a estresse e uma exaustão que afetará na sua produtividade e na sua qualidade de vida. O que realmente gera resultados positivos é você saber organizar a sua semana. Nesse artigo iremos dar 10 dicas práticas de como você pode organizar a sua semana para gerar benefícios não apenas para sua produtividade no trabalho, como também bem-estar na sua vida. Então já comece reservando alguns minutos para poder ler esse texto com calma.
Por onde começar a organizar a semana?
Organizar sua semana é fundamental para você garantir que consiga realizar todas suas tarefas sem se sobrecarregar. Porém, não existe um único modo correto de se planejar, ele depende diretamente da rotina de cada pessoa.
Isso também se aplica à ferramenta que você irá utilizar para se organizar. Algumas pessoas preferem uma agenda tradicional para anotar suas tarefas, outras buscam soluções mais modernas como aplicativos de celular.
O importante então é definir o dia e como você irá organizar sua semana, mantendo tudo em um único lugar para você não se confundir.
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Qual o melhor dia para organizar a semana?
O melhor dia para organizar a semana também vai depender muito da sua rotina, mas o ideal é que você tire um dia específico para fazer isso.
O dia mais indicado normalmente é o domingo, já que em geral, é o dia que você tem mais tempo livre. Desse modo você consegue organizar sua semana com mais calma.
Mas há também quem prefira programar a semana na sexta-feira que é o último dia de trabalho, para assim aproveitar o fim de semana apenas para descansar.
Aproveite para ler também sobre como criar uma rotina diária.
Por que o planejamento semanal é essencial?
Como falamos na introdução, tempo é um recurso limitado. Por isso que a organização semanal é fundamental e vamos falar sobre as 10 dicas práticas de como organizar a semana para você determinar quais são suas tarefas e atividades de prioridade mais alta, evitando assim gastar muito tempo nas menos importantes.
Benefícios de um planejamento semanal eficiente
Ao ter um planejamento semanal eficiente você notará benefícios não apenas no seu bem-estar como também na sua produtividade. Ele permite que você gerencie melhor seu tempo, além de evitar que fique sobrecarregado e desorganizado com muitas tarefas num único dia.
Além disso, ter uma visão clara sobre suas prioridades na semana te permite focar seus esforços nas atividades de mais impacto e concluí-las dentro do prazo correto.
Relação entre um planejamento adequado e o gerenciamento do tempo
O gerenciamento do tempo é um dos métodos que compõem uma organização semanal adequada. Através dele que você consegue ter um controle mais eficiente da quantidade de tempo que você tem para se dedicar a cada tarefa e assim executá-las com a maior eficiência possível.
Sem um bom gerenciamento do tempo você fica mais vulnerável a perder prazos e diminuir sua produção diária, o que leva para aumentos do nível de estresse que causam prejuízos a sua vida profissional e até mesmo seu bem-estar.
10 dicas práticas de como organizar a semana pode mudar a sua vida
Agora nós iremos dar uma série de dicas de como você pode organizar sua semana para ter muitos benefícios na sua vida, seja ela profissional ou pessoal:
1. Escolha sua ferramenta de organização
Existem várias ferramentas, analógicas e digitais, que você pode optar na organização da sua semana. Seja uma agenda, um bloco de notas, uma planilha de Excel ou um aplicativo, o importante é escolher aquela que você tem mais hábito de usar.
Uma vez escolhida sua ferramenta, você precisa decidir um método para marcar suas tarefas. Pode ser através de uma lista de tópicos, uma checklist, um calendário, etiquetas, etc. Só garanta que a informação seja de fácil compreensão para sempre que você for consultar seu horário.
Aplicativo para organizar a semana
Existem dezenas de aplicativos que você pode utilizar para organizar a semana, muitos deles com versões para desktop ou Android/iOS.
Uma boa escolha é o Todoist, uma ferramenta que tem suporte para português brasileiro e conta com recursos de adição rápida de tarefas, definir datas ou lembretes e também integrar com outros aplicativos que você usa com regularidade como seu e-mail e até mesmo assistentes virtuais.
Outras opções que podem ser de grande utilidade para você são: Google Agenda, Trello, Notion, Evernote, Toggl, Any.do e Clockfy.
Dentre essas opções, o Notion tem se destacado bastante por ser fácil de usar e por organizar tudo em um só lugar. Nós, da Abtos, indicamos que você comece a usar o Notion tanto para organizar sua vida pessoal quanto profissional.
Caso o Notion faça sentido para você ou se você já o utiliza, vale conferir nosso curso, que ajuda as pessoas a serem mais organizadas com seu tempo, permitindo que façam mais coisas de que gostam. No curso, fornecemos uma estrutura no Notion que vai facilitar muito a sua vida e lhe dar mais tempo para fazer o que deseja. Confira: https://abtos.com.br/curso-organizacao-produtividade/
2. Defina suas metas, tarefas e compromissos
Nessa parte não há mistério, é aqui onde você irá definir todas as atividades que você pretende concluir na semana. Mas, atente-se que ainda não é para você definir quando irá fazê-las, esse é apenas um primeiro passo para garantir que você não deixe nenhuma tarefa de fora.
Sejam atividades profissionais, pessoais ou sociais, inclua todas para que não ocorram imprevistos e uma delas acabe interferindo numa segunda porque você esqueceu de anotar.
3. Determine suas prioridades
Nem todas as tarefas e atividades têm um peso igual. Algumas delas precisam ser finalizadas o quanto antes, outras você tem mais flexibilidade para adiar ou até estender. Logo você precisa fazer uma avaliação de cada uma das tarefas que você elencou no item anterior e definir quais delas são mais prioritárias.
Não tem uma fórmula aqui, o nível de prioridade vai depender da urgência de cada uma dessas tarefas, prazos e espaço de tempo que você tem para executá-la. E não hesite em adiar uma tarefa de menor prioridade para poder aliviar as mais importantes para a atual semana.
4. Divida a semana em blocos de tempo
Naturalmente as tarefas são divididas por horas, mas o período do dia – manhã, tarde, noite – também deve ser considerado.
Primeiro porque algumas atividades podem depender de pessoas ou serviços que só estão disponíveis em períodos específicos do dia. Segundo porque a sua própria produtividade tem picos diferentes dependendo do seu trabalho.
Portanto, coloque as tarefas mais prioritárias nos períodos que você é mais ativo para garantir que você tenha a energia e foco necessário para concluí-las.
5. Escolha os melhores dias para cada tarefa
Uma organização ideal é aquela em que você consegue equilibrar suas tarefas perfeitamente todos os dias da semana. Não adianta enfiar tudo num único dia achando que assim você terá mais tempo livre.
Outro fator similar ao que vemos nos períodos do dia é que provavelmente suas “baterias” estarão menos carregadas no final da semana do que no início, por isso o melhor é deixar as atividades mais importantes para os primeiros dias da semana e as tarefas menos exigentes para sexta-feira.
6. Planeje suas refeições, atividade física e lazer
Refeições, atividades físicas e lazer são tarefas tão importantes quanto as demais, pois elas fazem você ter saúde, tanto física quanto mental, para encarar a semana.
Dito isso, o seu tempo não deve se centrar apenas em demandas do trabalho e outros projetos nos quais você se envolve. Tirar um tempo para comer direito, fazer um exercício e se divertir com família e amigos também é fundamental para não te fazer perder sua produtividade.
Como organizar a alimentação da semana?
Assim como organizar sua semana, você também deve tirar um dia para planejar a sua alimentação. Como os horários de almoço costumam ser bem curtos, as pessoas acabam não tendo tempo para preparar comida e recorrem a lanches rápidos e não tão saudáveis.
Então uma boa sugestão é preparar porções, seja para o dia seguinte ou para a semana toda, para que você possa aquecer e comer sem pressa.
Como organizar a faxina semanal?
É bem comum que famílias tenham um dia dedicado à faxina da casa, geralmente nos finais de semana. Entretanto, depois de uma longa e exaustiva semana de trabalho, fica difícil ter energia o suficiente para limpar a casa nos dias que você só quer descansar.
Sendo assim, o melhor é fazer tal como suas tarefas, dividir a faxina ao longo dos dias. Em um você tira o pó dos móveis, em outro passa pano no chão, no terceiro organiza quarto, outro dia lava o banheiro e assim você mantém sua casa limpa sem sacrificar muitas horas em um único dia.
7. Prepare-se sempre na noite anterior
A organização da sua semana não é apenas para você checar num dia e pronto. Lembre-se de consultá-la com regularidade para ter certeza que está tudo preparado para o dia seguinte e certificar que não esqueceu nada.
Já deixe um material pronto caso tenha alguma apresentação para fazer, separe suas roupas, a comida que você vai levar, como estará o tempo, tudo que possa minimizar os riscos para o dia seguinte.
8. Não se esqueça dos imprevistos
Por mais que você se organize, ainda estará refém do destino. Muitas coisas podem acontecer que alterem o curso do seu planejamento te obrigando a se adaptar.
Embora não dê para prever o futuro, você pode mitigar possíveis imprevistos deixando espaços abertos para novas e emergenciais tarefas ou então adiantar as menos prioritárias para outro dia ou semana.
9. Aperfeiçoe o seu método
Assim como todo método, a organização da sua semana é um trabalho em constante evolução. Você possivelmente cometerá alguns erros no caminho, porém não deve perder o hábito.
Adapte-se sempre que necessário e busque novas ferramentas e métodos que possam te auxiliar a ter uma organização mais eficiente. Para isso, o autoconhecimento é essencial.
Considere a leitura de livros sobre autoconhecimento e inclua essa tarefa no seu planejamento semanal. Com certeza, essa prática ajudará você a encontrar um equilíbrio cada vez melhor, tanto internamente quanto externamente, nas suas atividades diárias.
10. Avalie os objetivos de longo prazo
E chegamos na última dica da nossa sequência de 10 dicas práticas de como organizar a semana:
Conforme você adquirir mais habilidade em organizar sua semana e ter mais controle do seu tempo, você pode expandir seu planejamento. Sendo assim você pode passar a avaliar objetivos a longo prazo, otimizando seu mês e garantindo que seus planos futuros consigam ser executados.
Mas, não se apresse. Foque na sua semana até o conforto necessário para um planejamento mais longo quando notar que houve melhoras significativas na sua produtividade. Como dissemos no item anterior, essa é uma habilidade que você aprimorará com o tempo.
Perguntas frequentes:
Como montar minha rotina semanal?
Para montar sua rotina semanal você precisa primeiro ter seus horários acertados e então definir suas prioridades. Usar uma agenda ou aplicativo é muito recomendado. Também não deixe de separar um tempo para o seu descanso.
Qual a melhor forma de organizar a semana?
A melhor forma de organizar a semana é separá-la por blocos de tempos, designando dias específicos para tarefas específicas, planejando suas refeições e reservando um período para resolver qualquer imprevisto que possa ocorrer.
Como fazer um bom planejamento semanal?
Para fazer um bom planejamento semanal você precisa ter metas claras, objetivas e realistas, identificar quais são suas tarefas prioritárias e manter tudo isso organizado numa agenda ou aplicativo de fácil visualização.
Qual a melhor forma de organizar a rotina?
A melhor forma de organizar a rotina e não exagerar na quantidade de tarefas que você fará num dia. Separe-as ao longo da semana, dando prioridade às mais importantes, sempre se preparando com antecedência e lembrando das 10 dicas práticas de como organizar a semana que apresentamos nesse artigo.
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